Kostenfaktoren bei niedergelassenen Ärzten tauchen insbesondere in den Bereichen Praxis, Personal und Einkauf auf. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps, wie und wo Sie als niedergelassener Arzt Vergünstigungen erhalten und so Geld sparen können.

Spartipps für den Bereich Praxis

Bei der Ausstattung einer Praxis fallen viele Kosten an. Ob es die neuen medizinischen Geräte, die Möbel oder die Computer sind – wir geben Ihnen einige Hilfereiche Tipps mit auf den Weg, an welchen stellen Sie Geld einsparen können.

Personal

Das Personal in einer Arzt-Praxis ist meistens nicht nur der größte Kostenfaktor, sondern gehört mit zu den wichtigsten Faktoren für den unternehmerischen Erfolg. Den welcher Patient möchte schon gerne unfreundlich empfangen oder gar fachlich nicht ausreichend professionell behandelt werden? Die tarifliche Bezahlung des Personals setzt bereits den groben finanziellen Rahmen. Sie könnten ihr Personal jedoch gut ergänzen mit Ärzten/Ärztinnen und Arzthelfern/Arzthelferinnen in der Ausbildung, um mögliche personelle Engpässe abfedern zu können und Arbeitskräfte kostengünstig anzulernen. Spannende Team-Events, Extras wie kostenlose Getränke, Verpflegungsgutscheine oder flexible Arbeitszeiten binden die Mitarbeiter zusätzlich an Ihre Praxis.

Medizinische Geräte

Die Anschaffung neuer medizinischer Geräte ist häufig mit hohen Kosten verbunden. Viele Originalhersteller besitzen für ihre Produkte Patente, wodurch die Preise überdurchschnittlich hoch sind. Jedoch gibt es häufig technisch absolut gleichwertige Produkte anderer Anbieter, jedoch ohne entsprechenden Patentschutz. Diese Produkte werden oftmals sogar in denselben Fabriken gefertigt, sind jedoch 75% günstiger als die des Originalherstellers. Informieren Sie sich hier vor dem Kauf sorgfältig über die unterschiedlichen Anbieter und verhandeln Sie mit den Herstellern. Bei größeren Abnahmen oder kompletten Ausstattungen wird häufig ein extra Rabatt gewährt.

Praxismöbel

Eine Praxis muss nicht zwingend von einem renommierten Innenarchitekten konzipiert und mit den teuersten Möbeln ausgestattet sein. Häufig schlagen solch individuelle Ausstatter schon alleine aufgrund der Begriffe „Arzt“ und „Medizin“ ein paar Euro oben drauf. Informieren Sie sich bei niedergelassenen Kollegen, welche Erfahrungen diese mit kostengünstigen Möbeln gemacht haben. Besuchen Sie außerdem einige Möbelhäuser in Ihrer Umgebung und verhandeln mit diesen. Insbesondere bei größeren Abnahmen, gewähren diese in der Regel einen lohnenswerten Rabatt. Wenn die Grundausstattung steht und das nötige Kleingeld vorhanden ist, können Sie die Praxis gut mit einigen Desigernstücken ergänzen.

Telekommunikation

Ob Telefon oder Internet, die Telekommunikation in einer Praxis stellt eine der Grundlagen dar. Im Gegensatz zu den privaten Telekommunikations-Tarifen, werden jene in der Praxis meist nur alle 10 Jahre gewechselt. Da die Anbieter am Markt einem großen Konkurrenzkampf unterliegen, nehmen die Leistungen in den Tarifen immer weiter zu, die Kosten hingegen ab. Prüfen Sie alle zwei Jahre die aktuellen Marktpreise. Sprechen Sie mit Ihrem Telekommunikations-Anbieter, ob Sie nicht in einen aktuellen, günstigeren Tarif wechseln können. Sollten Sie bei einem anderen Anbieter jährlich mehrere hundert Euro sparen können, so lohnt sich auch ein Wechsel. Die Mitnahme der Rufnummern sowie ein ausfallsfreier Übergang, klappt heutzutage immer zuverlässiger.

Miete

Bei den Praxisaufwendungen ist die Miete häufig der zweitgrößte Posten, insofern lohnt sich hier ein genauerer Blick. In vielen Städten gibt es inzwischen ein Überangebot an gewerblichen Immobilien, sodass Sie in der Regel eine gute Verhandlungsposition haben. Kein Vermieter möchte gerne einen Leerstand seiner Immobilie hinnehmen. Sprechen Sie mit diesem und verhandeln die Miete neu oder entsprechende Nachlässe heraus. Bei äußerst lukrativen Angeboten kann auch durchaus ein Wechsel der Immobilie infrage kommen, sofern diese günstiger und ggf. noch attraktiver gelegen ist oder die Räumlichkeiten besser zu Ihren Anforderungen passen.

Porto

Der Posten mit dem Porto hört sich zunächst eher nebensächlich an. Da jedoch täglich mehrere Briefe und Pakete versendet werden, kann hier eine ganze Menge Geld gespart werden. Achten Sie darauf, dass die Pakete nicht unnötig viel Luft enthalten und die sinnvollen Verpackungsgrößen genutzt werden, damit keine unnötigen Kosten entstehen. Je nach Größe und Gewicht gibt es erhebliche Preisunterschiede. Ebenso sollten Sie auf Papier, Format und Versandart achten, da sich beispielsweise die Preise für einen Standardbrief, Maxibrief oder Kompaktbrief deutlich unterscheiden. Mit einem gut organisiertem Versandmanagement, können Sie monatlich einen drei- bis vierstelligen Betrag einsparen.

Spartipps für den Bereich Personal

Der Kostenblock des Personals ist häufig der höchste in einer Praxis. Wir geben Ihnen einige hilfreiche Tipps mit auf den Weg, welche Alternativen zu Gehaltserhöhungen es gibt, die Sie häufig steuerlich absetzen können. So profitieren nicht nur Sie finanziell, sondern Ihre Mitarbeiter fühlen sich durch die angebotenen Benefits zugleich wertgeschätzt.

Firmenwagen

Die Bereitstellung eines Firmenwagens für einige Ihrer Mitarbeiter kann aus unterschiedlichen Blickrichtungen Sinn ergeben. Statt der nächsten Gehaltserhöhung „darf“ der Mitarbeiter sich einen neuen BMW leasen, den er sowohl zu geschäftlichen als auch zu privaten Zwecken nutzt. So können Sie von den steuerlichen Vorteilen profitieren und die Motivation des Mitarbeiters steigt durch diesen extra Benefit. Geklärt werden muss jeweils, ob ein Fahrtenbuch geführt wird oder der Mitarbeiter den Wagen mit 1% monatlich auf den Listenpreis des Neuwagens versteuert als geldwerten Vorteil.

Tankgutscheine

Tankgutscheine können z.B. eine weitere Alternative zu einer Gehaltserhöhung sein. Sie können als Arbeitgeber monatlich Tankgutscheine in Höhe von 44 Euro bereitstellen, die steuer- und sozialabgabenfrei sind. So können Sie als niedergelassener Arzt die Steuern und Sozialabgaben sparen und gleichzeitig ihre Mitarbeiter belohnen und motivieren. Ihr Mitarbeiter erhält so jährlich zusätzlich 528 Euro, wobei dieses Geld brutto gleich netto ist. Übrigens muss der Mitarbeiter die Gutscheine nicht monatlich ausgeben, sondern kann diese auch „ansparen“. Vielleicht für eine Fahrt mit Auto über eine längere Strecke in den Urlaub.

Monatskarten

Einige Ihrer Mitarbeiter reisen täglich mit Bus und Bahn an. Sie könnten sich z.B. zur Hälfte an der Monatskarte beteiligen, sodass Sie monatlich unter der 44 Euro-Grenze von Sachbezügen bleiben und sich ein geldwerter, nicht zu versteuernder Vorteil, ergibt. Sollten mehrere Mitarbeiter Ihrer Praxis eine Monatskarte benötigen, so kann sich aber einer bestimmten Größe auch eine vergünstigte Proficard lohnen. Prüfen Sie hier individuell die Möglichkeiten und halten mit Ihrem Steuerberater und dem Verkehrsunternehmen Rücksprache. Ihre Mitarbeiter würden sich mit Sicherheit über den Zuschuss freuen!

Mitarbeiterverpflegung

Sie haben bestimmt schon einmal etwas von der Mitarbeiterverpflegung gehört. Der Vorteil liegt darin, dass die Kosten für die Verpflegung beitragsfrei und pauschalbesteuert übernommen werden können. Der Sachbezugwert in Höhe von 3,17 Euro je Mahlzeit, kann vom Arbeitgeber um 3,10 Euro je Arbeitstag aufgestockt werden. Insbesondere Essensmarken bieten den weiteren Vorteil, dass Ihre Arbeitnehmer hier komplett flexibel sind. Dieser Benefit kann gut als alternative Gehaltserhöhung gesehen werden und sorgt für einen Motivationsschub.

Gesundheitsförderung

Insbesondere in Arzt-Praxen sind Krankheitsausfälle bei Mitarbeitern nicht selten. Ihre Mitarbeiter kommen täglich in Kontakt mit Patienten und damit einhergehend auch mit Viren und Krankheiten. Unabhängig davon sind Rückenleiden übrigens eine der häufigsten Ursachen für Krankschreibungen. Zur Förderung der Gesundheit und zur Stärkung des Immunsystems können Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter jährlich mit bis zu 500 Euro beitrags- und steuerfrei unterstützen. Vielleicht hilft und motiviert hier auch schon die Übernahme der Kosten für die Mitgliedschaft in einem Fitness-Studio oder einem Sportverein. So bleiben Ihre Mitarbeiter fit und gesund – schließlich brauchen Sie diese in Praxis!

Kinderbetreuung

Ab einem bestimmten Alter rückt bei Ihren Mitarbeiter die Familienplanung immer mehr in den Fokus und damit einhergehend auch irgendwann die Kinderbetreuung. Hier können Sie als Arbeitgeber wirklich punkten, in dem Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen! Sie könnten sich an den Kinderbetreuungskosten beteiligen oder diese sogar komplett übernehmen. Der große Vorteil: Sie bieten Ihren Mitarbeitern nicht nur einen wunderbaren Benefit zum Grundgehalt, sondern der Arbeitgeberzuschuss zu den Kinderbetreuungskosten ist komplett steuerfrei.

Kreditkarten

Kreditkarten lassen sich gut als steuerbegünstigtes Gehalt einsetzen. Sachwerte und Warengutscheine in Höhe bis zu 44 Euro monatlich sind steuer- und abgabenfrei. Als Alternative zu den klassischen Gutscheinen, kommen Kreditkarten ins Spiel. So können Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern ein Prepaid-Guthaben in Höhe von 44 Euro zusätzlich zum monatlichen Gehalt auf die Kreditkarte laden. Grundvoraussetzung ist, dass keine anderen Sachbezüge hinzu kommen, um von den steuerlichen Vorteilen zu profitieren. Auszahlen lassen kann der Arbeitnehmer sich das Geld von der Kreditkarte übrigens nicht.

Betriebliche Altersvorsorge

Ihre Mitarbeiter müssen auf jeden Fall etwas für Ihre Rente tun. Neben der privaten Altersvorsorge eignet sich auch die betriebliche Altersvorsorge. Hier fließen die monatlichen Beiträge direkt aus dem Bruttogehalt (und nicht aus dem Nettogehalt) des Arbeitnehmers in die betriebliche Altersvorsorge. So sinkt die Steuerbelastung des Mitarbeiters und die Beiträge zur Sozialversicherung sind für Sie und den Arbeitnehmer günstiger. Außerdem können Sie die betriebliche Altersvorsorge noch bezuschussen und so dem Mitarbeiter einen weiteren Benefit liefern.

Zeitungsabos

Fachzeitschriften lesen viele Ihrer Mitarbeiter, um sich fortzubilden und auf dem Laufenden zu bleiben. Warum nicht hier die Kosten dafür übernehmen, um gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter zu steigern? Zeitungsabos fallen mit in den Bereich der Sachbezüge. Dies bedeutet übersetzet, dass bis zu einem monatlichen Betrag von 44 Euro das Zeitungsabo (je Mitarbeiter) steuer- und beitragsfrei ist. Die Zeitschriften können auch gut in der Praxis ausgelegt werden, sodass mehrere Mitarbeiter davon profitieren können.

IT-Infrastruktur

An eine Arzt-Praxis ohne Hard- und Software ist heute nicht mehr zu denken. Dabei geht es zum einen um die Hardware-Ausstattung in den einzelnen Räumen in der Praxis, zum anderen um die eingesetzte Software. Natürlich müssen die Rechner auch netzwerktechnisch miteinander verbunden werden. Neu hinzu kommen noch die DSGVO-Richtlinien, die unbedingt eingehalten werden müssen, da es sonst teuer werden kann. Informieren Sie sich hier ausführlich über die verschiedenen Infrastruktur-Möglichkeiten (z.B. bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung), um einen reibungslosen Ablauf in der Praxis zu gewährleisten und nicht im schlimmsten Fall bezüglich datenschutzrechtlicher Vergehen Schwierigkeiten zu bekommen.

Spartipps für den Bereich Einkauf

In einer Praxis werden täglich diverse Utensilien zur Behandlung der Patienten benötigt. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie beim Einkauf des Materials achten sollten und mit Hilfe welcher Tipps Sie Ihre Kosten dauerhaft senken können. Sie sollten jedoch darauf achten, dass Sie immer im rechtlichen Rahmen handeln. Einige Informationen was erlaubt ist und was nicht, finden Sie beim IWW.

Marktpreise

Haben Sie einmal einen Anbieter für Ihre medizinischen Einkäufe gefunden, ist dieser zunächst gesetzt. Denn wer will schon jede Woche die Preise am Markt vergleichen, schließlich ist dies immer mit Aufwand verbunden. Da sich aufgrund der rasanten Weiterentwicklung der medizinischen Produkte jedoch nicht nur die Marktpreise ständig verändern, sondern ebenso neue Anbieter und neue Produkte auf den Markt kommen, sollten Sie zumindest einmal im Quartal die Preise überprüfen und sich ggf. von neuen Anbietern beraten lassen. Vielleicht bieten Ihnen diese auch Sonderkonditionen, um Sie als neuen Kunden gewinnen zu können. Achten Sie dabei unbedingt darauf, ob die Preise in netto oder brutto ausgewiesen sind.

Bestellungen

In Ihrer Praxis werden täglich unterschiedliche Produkte benötigt, um die Patienten behandeln zu können. Häufig sind es dieselben Produkte, die immer wieder zum Einsatz kommen. Um diese Produkte zu beschaffen, können Sie nun Spontankäufe durchführen, Einzelbestellungen aufgeben oder Sammelbestellungen durchführen. Je mehr Produkte Sie abnehmen, desto günstiger werden die Kosten. Vergleichen Sie die Marktpreise und bestellen bestenfalls gleich größere Mengen, um so von den dann gewährten Rabatten profitieren zu können.

Spontankäufe

Manchmal muss es schnell gehen – sollte es in der Regel aber nicht. Spontankäufe können Ihnen viel Geld kosten. Informieren Sie sich vorab über die Preise gleicher Produkte bei verschiedenen Anbietern, denn es kommt immer wieder vor, dass diese sich erheblich unterscheiden. Es ist zu empfehlen, die Einkäufe mittel- bis langfristig zu planen, um so bestenfalls von Mengenrabatten oder Abos profitieren zu können. Vielleicht kann auch einer Ihrer Mitarbeiter bei einer kurzen Preis-Recherche unterstützen, sollte es doch einmal schnell gehen müssen, um hier nicht unnötig viel Geld ausgeben zu müssen.

Rahmenverträge

Es besteht die Möglichkeit, sogenannte Rahmenverträge mit bestimmten Anbietern abzuschließen. Dabei kann es um die jährliche Abnahmezahl eines Produktes gehen oder um monatliche Lieferungen von immer wieder benötigtem Material. Entscheidend ist, dass Sie sich auf der einen Seite zwar für einen bestimmten Zeitraum lang binden, jedoch dafür gesonderte Rabatte erhalten und sich über die Laufzeit des bestehenden Rahmenvertrags nicht mit dem Thema befassen müssen. Sollte Ihre Praxis unter Umständen zu klein sein, um gute Sonderkonditionen zu erhalten, so können Sie sich auch gut mit anderen Praxen zusammen tun, so größere Mengen bestellen und wiederum von Sonderkonditionen profitieren können.

Skonto

Einige Anbieter gewähren Ihnen Skonto von bis zu 3% bei Barzahlung innerhalb von 10 bis 14 Tagen. Insbesondere bei größeren Bestellungen kann sich dies durchaus lohnen. Sollten Sie Skonti auch noch nach Ablauf dieser Frist erhalten, kann es aus rein rechtlicher Sicht wiederum kritisch werden (mehr dazu bei der Seite vom IWW). Jedoch bieten inzwischen viele Anbieter gar kein Skonto mehr an. Sollten Sie bei Ihrem Anbieter jedoch Skonto erhalten, nutzen Sie diesen, sofern alles im rechtlichen Rahmen vonstatten geht.

Dienstleister

Damit Ihre Praxis bestmöglich aufgestellt ist, beschäftigen Sie in der Regel einige Dienstleister. Ob es der Steuerberater ist oder die IT-Firma – professionelle Unterstützung wird an unterschiedlichen Stellen benötigt. Analysieren Sie in regelmäßigen Abständen (halbjährlich), wie zufrieden Sie mit Ihren Dienstleistern sind und wie sich die Markpreise entwickeln. Vertrauen und eine gute Zusammenarbeit ist wichtig, jedoch können Sie mit ein wenig Konkurrenzkampf unter den Dienstleistern noch ein paar Extra-Dienstleitungen für sich heraus holen. Vergleichen Sie außerdem regelmäßig die Preise der verschiedenen Dienstleister.

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